Gérer les réservations

L’écran des réservations sert à piloter votre activité au quotidien. Vous y retrouvez toutes les réservations, les coordonnées des plongeurs, l’état de chaque paiement, et vous y effectuez les gestes courants : encaisser un solde, annuler une sortie, renvoyer une facture ou un e-mail de confirmation.

Consulter les réservations et les participants

La liste affiche l’ensemble des réservations, avec des filtres pour vous y retrouver (par date, par statut, ou selon l’avis laissé par le client). En ouvrant une réservation, vous accédez à sa fiche détaillée :

• les coordonnées du client,
• la liste des participants, avec pour chacun le niveau déclaré, l’attestation de niveau et l’éventuel message libre laissé lors de la réservation,
• le certificat médical (CACI) lorsqu’il a été fourni,
• la facture,
• le statut de la réservation et l’avis éventuel du client.

Où la trouver

Administration → Réservations.

Marche à suivre

1. Ouvrez Administration → Réservations.
2. Utilisez les filtres (date, statut, avis) pour cibler la réservation recherchée.
3. Cliquez sur une réservation pour ouvrir sa fiche détaillée et consulter les participants, les documents et le statut.

Comprendre les statuts d’une réservation

Chaque réservation porte un statut qui indique où elle en est :

Statut	Signification
En attente de paiement	Le paiement en ligne est ouvert, la place est retenue pendant 30 minutes.
Acompte versé	L’acompte a été encaissé, la place est définitivement réservée, le solde reste dû.
Confirmée	Le paiement intégral a été reçu et la facture est émise.
Complétée	La plongée a eu lieu.
Annulée	La réservation a été annulée.

Acompte et solde

Au moment de réserver, le client peut payer de deux façons : la totalité en une fois, ou un acompte suivi du solde réglé plus tard. Le choix de l’acompte n’est proposé que si vous l’avez activé dans les Réglages (voir la page dédiée).

Lorsque le client choisit l’acompte, sa place est immédiatement réservée et conservée jusqu’à la plongée. La réservation passe alors au statut Acompte versé, et le solde restant apparaît clairement sur sa fiche.

L’acompte est ferme et non remboursable

Une fois l’acompte encaissé, la place est gardée et le total reste dû. Il n’y a pas de libération automatique de la place ni de remboursement de l’acompte. Le client est relancé pour le solde avant la date de la plongée.

Régler le solde

Le solde peut être réglé de deux manières :

• En ligne, par le client. La page de confirmation et l’e-mail de confirmation comportent un bouton « Payer le solde », qui mène à une page de paiement par carte pour le montant restant. Dès le paiement validé, la réservation passe en Confirmée et la facture de solde est générée automatiquement.
• Sur place, par vous. Depuis la fiche d’une réservation au statut Acompte versé, le bouton « Encaisser le solde » vous permet de choisir le moyen de paiement reçu (espèces, carte bancaire en présentiel, chèques-vacances ANCV, virement bancaire), d’enregistrer le règlement et de générer la facture de solde dans la foulée.

Encaisser un solde n’est jamais silencieux

« Encaisser le solde » enregistre un mouvement d’argent réel et émet une facture de solde. Vérifiez le moyen de paiement et le montant avant de valider : ce geste fait passer la réservation en Confirmée.

Relance automatique du solde

Vous n’avez pas à courir après les soldes impayés : trois jours avant la date de la plongée, un e-mail de relance est envoyé automatiquement aux clients dont le solde n’est pas encore réglé. Cet e-mail rappelle le montant dû et la date de la plongée, et inclut le lien « Payer le solde ». La relance n’est envoyée qu’une seule fois par réservation.

Annuler une réservation

En cas d’imprévu, vous pouvez annuler une réservation depuis sa fiche. Vous pouvez y joindre une note interne pour garder la trace de la raison. L’annulation génère une facture d’annulation (un avoir, portant le filigrane « ANNULÉE ») et envoie un e-mail aux participants avec le motif et le lien vers cette facture.

Annulation d’un acompte : pas de remboursement automatique

Pour une réservation réglée par acompte, l’annulation produit bien une facture d’annulation, mais aucun remboursement n’est effectué automatiquement : l’acompte est ferme. Si un geste commercial est décidé, il se traite en dehors de la plateforme.

Où la trouver

Administration → Réservations → fiche de la réservation → Annuler.

Marche à suivre

1. Ouvrez Administration → Réservations et sélectionnez la réservation concernée.
2. Cliquez sur Annuler.
3. Saisissez si besoin une note interne expliquant le motif.
4. Validez : la facture d’annulation est générée et l’e-mail est envoyé aux participants.

Renvoyer une facture ou un e-mail de confirmation

Si un client n’a pas reçu son e-mail ou égaré sa facture, vous pouvez les lui renvoyer sans refaire la réservation.

Où la trouver

Administration → Réservations → fiche de la réservation → Renvoyer l’e-mail / la facture.

Marche à suivre

1. Ouvrez la fiche de la réservation concernée.
2. Choisissez Renvoyer l’e-mail de confirmation ou Renvoyer la facture.
3. Le document est renvoyé au client dans la langue de sa réservation.

Le lien de facture a une durée de validité

Le lien de téléchargement de facture envoyé au client reste valable un temps limité. Si le client signale un lien expiré, renvoyez-lui simplement la facture depuis sa fiche.